Como en todas las disciplinas, hay buenas prácticas y malas prácticas para lograr el objetivo que queremos, que, en este caso, es conseguir personas para que nos brinden un testimonio o participen de una entrevista, sea en vivo o grabada. Mucha gente se intimida a la hora de contactar a alguien que no conoce, especialmente si esta persona es célebre en su rubro o si su presencia en los medios es muy cotizada.
La mayoría de las preocupaciones previas al contacto suelen ser:
1) ¿Cómo hago para que acepte la invitación si recién empiezo o si mi podcast no tiene tantos seguidores?
Es cierto que es más fácil convocar a alguien a participar de un podcast que ya es conocido, o que tiene varios episodios en su haber. Recomiendo tener al menos cuatro o cinco episodios online antes de comunicarse con personas totalmente desconocidas y, al principio, contactar a gente de confianza. Dicho esto, te sorprenderías cuánta gente conocida, famosa o relevante en un rubro estaría dispuesta a salir en tu podcast si le parece interesante la propuesta y si el acercamiento se da de la forma correcta.
Un secreto que quede entre nos, shhhhhhh, a la mayoría de las personas nos encanta hablar de lo que hacemos y no hay nada más apasionante para cualquier persona que trabaje en medios/comunicación/etc., que hablar de sí misma y contárselo a la mayor cantidad de personas posibles. Es natural, nadie trabajaría en comunicación o en creatividad si no pensara que nació para que sus ideas, sus libros, su música o su arte se divulguen en todo el mundo. Hay que aceptar que tenemos un ego importante y domarlo para que no nos termine comiendo.
2) ¿Cuál es la forma más efectiva y profesional de contactar a alguien?
Depende de la persona a la que quieras entrevistar:
-Si es alguien que se maneja activamente en las redes sociales y suele responder a los comentarios, es una posibilidad escribirle por mensaje privado o, si no lo tiene habilitado, hacerle una mención, comentarle que querés hacerle una entrevista por X tema y preguntarle cuál es la mejor manera de contacto. Muchas veces, en la misma biografía de sus redes sociales figura el contacto de prensa o un mail y ese es un buen punto de partida. Casi siempre las redes de las personas muy conocidas están manejadas por prensa o community managers así como los Reyes son los padres y las publicidades de leche se filman con pintura blanca :/
-Si es alguien del ámbito académico o que no use activamente las redes sociales, lo mejor es consultar en grupos de periodistas o productores si alguien puede pasarte el contacto o averiguar en Google si hay algún mail disponible, teléfono o dato relevante.
En cualquier caso, el acercamiento siempre debe ser muy profesional, incluso si hablás con alguien que se maneje de forma informal en las redes.
Un mensaje modelo que funciona bien tanto para mensaje directo en las redes, por mail o por whatsapp* es el siguiente:
Hola (nombre de la persona), ¿cómo estás?**
Mi nombre es XXXX y conduzco/produzco XXXXX, un podcast sobre XXXXXXXXX.
Importante: si alguien te pasó su contacto, acá es el momento de decir “XXXX
persona me pasó tu contacto” para no resultar invasivo.
Estamos armando un episodio sobre (temática) y nos gustaría entrevistarte en vivo/por teléfono/grabar tu testimonio/opinión al respecto.
(Acá un brevísimo párrafo explicando cómo será la modalidad, si la persona tiene que ir a algún lado, si se graba en vivo cuál es el horario, consultarle su disponibilidad para llamarlo, etc)
Si querés escuchar episodios anteriores para ver cómo sería la entrevista, podes hacerlo acá (link a spotify, web, etc). Quedo a la espera de tu respuesta, muchas gracias por tu tiempo.
Saludos,
(Tu nombre)
*Evitá escribirle al Whatsapp personal de alguien que no te dio su teléfono, es invasivo por demás. Si realmente no hay otra forma de contactar a esa persona, siempre decile quién te dio su teléfono y pedile disculpas por usar ese medio.
**Suma mucho abrir y cerrar los signos de interrogación y exclamación, usar bien las comas, los puntos seguidos y los puntos y aparte.
No me alcanzan las mayúsculas para decir lo siguiente: JAMÁS LE MANDES UN AUDIO A UNA PERSONA QUE NO TE CONOCE, SOBRE TODO SI NUNCA LE ESCRIBISTE ANTES Y NO ESTÁ ESPERANDO TU MENSAJE.
Lo más importante: TODO EL MENSAJE TIENE QUE ENTRAR EN EL MISMO PÁRRAFO.
Lo peor que podés hacer es decir “Hola, cómo estás?”, lo segundo peor que podés hacer es
decirle eso, que pasen varios minutos sin decir nada más y encima enviarle un audio de dos minutos explicándole quién sos. Abordar a alguien sin contexto es una falta de respeto a su tiempo, ni hablar de hacerle escuchar un audio de alguien que no se presenta por escrito y que encima necesita algo de esa persona.
3) ¿Qué pasa si no me responde? ¿Le vuelvo a escribir? ¿Con cuánta frecuencia?
Si hiciste las cosas bien y contactaste a esa persona de forma educada, podés volver a
escribirle por el mismo medio, respondiendo a tu mensaje anterior y preguntándole si pudo
verlo, ya que realmente te interesa mucho su participación. Algunas veces funciona y
te pide disculpas por no haber visto el mensaje anterior pero si no hay respuesta o te clava el visto, entonces hay que dar esa entrevista por perdida.
4) ¿Qué pasa si me dice que no?
¡Bienvenidx a la producción de contenidos! Si te dice que no puede, no tiene tiempo, no tiene ganas, etc., de todos modos agradecele por su tiempo. Nunca sabés si te va a tocar contactar a esa persona en otra ocasión y querés que, si te recuerda, que tenga un buen recuerdo tuyo.
5) ¿Cómo hago el seguimiento si me dice que sí?
Felicitaciones, ¡lograste la entrevista o el testimonio que necesitabas!
Mantené el profesionalismo y establecé una estrategia de seguimiento: preguntale si le parece bien que le recuerdes algunos días antes más cerca de la fecha. Si te dice que sí, escribile por el mismo medio que pautaste la nota para recordarle que X día a X hora esperás a esa persona en X lugar, o que la vas a llamar.
Si llamás, siempre pedile un número de línea (si tiene) y un celular, por las dudas. Mantené el
intercambio lo más breve posible salvo que la persona te consulte más cosas.
Sí o sí, el mismo día de la entrevista, una o dos horas antes escribile con mucha amabilidad para recordarle la dirección, el horario y a que hora esperás a la persona. Siempre citala 15 minutos antes de la entrevista para poder ofrecerle algo para tomar y entrar en clima. Si es una videollamada, le pasás los datos para que se conecte y te asegurás de probar la conexión de ambas partes, la luz, el sonido y la cámara, si es con video o el sonido y la conexión si es sólo el audio. Avisale que toma pocos minutos pero que te querés asegurar que no haya problemas y que la entrevista dure lo pautado de antemano.
Tal vez te parezca una pavada esta lista pero te sorprendería la cantidad de productores
jóvenes -y no tan jóvenes- que pierden más de una entrevista o se ganan el odio de las
personas que invitan por no seguir estos pasos.
Trabajar en los medios, aunque sea de manera independiente, es un camino largo. Si todo
sale bien, vas a ir cambiando de podcasts, puestos, etc. y la gente suele recordar quién
tiene buena onda y trabaja bien pero más recuerda a la gente que fue irrespetuosa o trabajó
mal. Incluso si no te interesa trabajar de esto y hacés tu podcast como un hobbie, quedar
mal con alguien prestigioso en tu campo es una oportunidad perdida.
¿Querés saber más? Seguí leyendo los próximos posteos o escribime acá para contratar mis servicios de consultoría personalizada.